La guía definitiva para construir un equipo remoto


El trabajo remoto se está convirtiendo rápidamente en la nueva norma para los 3,9 millones de estadounidenses que trabajan desde casa al menos la mitad de la semana. Los trabajadores remotos informan que experimentan menos estrés, lo que aumenta su productividad general. Los empleadores ahorran dinero en gastos generales. ¿Qué no se podría amar?

Los gerentes informan que los trabajadores remotos son más productivos que los trabajadores en la oficina, y dos tercios de los empleadores comparten este sentimiento en un estudio reciente. Otro informe encontró que más de la mitad (53 %) de las empresas de EE. UU. están utilizando “talento flexible”, otra palabra para trabajadores autónomos remotos y empleados que trabajan desde casa.

En general, crear un equipo remoto es más fácil y común que nunca. Si está buscando construir un equipo remoto, consulte la guía definitiva a continuación para aprender todo lo que necesita saber para comenzar.

Hacer un plan

Como presidente de ChamberofCommerce.com, superviso directamente un equipo interno de 15 personas y otras 10 que trabajan de forma remota desde todo el mundo. Antes de crear mi equipo remoto, primero creé un esquema de las funciones y responsabilidades de cada miembro del equipo que buscaba reclutar.

Considere si el trabajo que necesita hacer es adecuado para un trabajador independiente basado en proyectos o si requiere la dedicación y la atención de tiempo completo de un empleado W-2. Además, deberá calcular su presupuesto para pagar a los trabajadores remotos. El beneficio de contratar freelancers es que no hay un compromiso a largo plazo y puede usarlos según sea necesario.

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Dado que su equipo es remoto, tendrá un grupo mucho más grande de candidatos potenciales que con un trabajo de oficina tradicional. Esto hace posible reclutar a las mejores personas para el puesto y no tener que preocuparse por tratar de reubicarlos en una nueva ciudad. Asegúrese de que cualquier publicación que haga en las bolsas de trabajo refleje claramente que está contratando para un puesto remoto o de teletrabajo.

Cuando esté listo para comenzar a incorporar a los miembros de su equipo, es importante proporcionar una visión clara de lo que hace la empresa, su hoja de ruta para el futuro y una descripción detallada de lo que hace cada miembro del equipo. Estos documentos asegurarán que cada persona que se una al equipo esté en la misma página y tenga una comprensión compartida de los valores, objetivos y metas de la empresa.

Comience de a poco y escale según sea necesario

Sin las limitaciones del espacio de oficina, su fuerza laboral puede crecer o reducirse según lo exija su negocio. La buena noticia es que con los trabajadores independientes, puede contratar o reducir para adaptarse a sus necesidades y presupuesto.

Si recién está lanzando una nueva empresa, contratar trabajadores independientes sobre la marcha es una excelente estrategia, ya que no requiere el mismo compromiso de capital que la contratación de un empleado de tiempo completo. A medida que su negocio crezca, puede considerar contratar trabajadores remotos a tiempo completo.

Hay una variedad de plataformas para ayudar a conectar a las empresas con una red de trabajadores independientes en todos los campos, que incluyen redacción, edición, fotografía, contabilidad, diseño, ingeniería de software, atención al cliente, etc. Como beneficio adicional, la mayoría de las plataformas manejan los pagos de los autónomos, sacando los fondos de su cuenta y manteniéndolos en depósito hasta que el trabajo se complete a su entera satisfacción.

Herramientas a utilizar: UpworkToptalFreelancer

Manténgase conectado

Una vez que haya desarrollado su equipo remoto, es absolutamente esencial mantener un contacto regular. Es posible que deba establecer un protocolo para los métodos de comunicación preferidos para garantizar que los cables no se crucen. Elija un canal principal para la comunicación, que en la mayoría de los casos será el correo electrónico. Los canales secundarios pueden incluir plataformas de mensajería como Slack o Google Hangouts . Los tiempos de respuesta variarán con los equipos remotos, por lo que es importante brindarle a su equipo sus expectativas.

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Más allá de la comunicación diaria, querrá programar videoconferencias en curso con los informes directos que contrate. Estos encuentros individuales semanales serán fundamentales para establecer una relación de trabajo colaborativa y de confianza. Estas relaciones son más fáciles de formar cuando se trabaja codo con codo en un espacio físico compartido día tras día.

Un equipo remoto requiere un poco de esfuerzo adicional, pero es posible gracias a los avances en la comunicación por video. Las videoconferencias grupales también son esenciales y brindan a sus empleados remotos la oportunidad de conocerse de manera más íntima.

Herramientas a utilizar: Gmail, Slack, Google Docs, Zoom.us

Manténgase seguro

Si los equipos remotos tienen un inconveniente, probablemente sea este: son más vulnerables a los ataques cibernéticos y las filtraciones de datos. Cuando tiene una fuerza laboral basada en una oficina física, tiene más control sobre la seguridad de la información. Con un equipo remoto, hay más posibilidades de que sus empleados se conecten a un punto de acceso wifi inseguro como wifi público en una cafetería.

Hay varias estrategias de defensa que se pueden utilizar para defenderse de los ataques cibernéticos adversarios. Incluyen algunas prácticas de sentido común, así como algunas cosas de las que quizás no haya oído hablar antes, y eso está bien. La lista incluye:

  • Gestión adecuada de contraseñas: un buen programa de gestión de contraseñas generará una contraseña segura y la almacenará para usted.
  • Use la autenticación multifactor (MFA): si bien muchos sitios web requieren una contraseña, ahora más requieren más, como hardware especializado o un sensor en su teléfono. Esto asegura que un compromiso de contraseña no pondrá en peligro una cuenta existente.
  • Vigilancia constante: no importa cuán seguro crea que es su sistema de seguridad actual, una cantidad saludable de sospecha no es algo malo. Si alguien le pide que restablezca su contraseña, pedirle que pruebe su identidad es algo bueno. Nadie puede culparte por ser cauteloso.

Si bien puede requerir un poco de esfuerzo, es completamente posible y completamente liberador proteger su privacidad en línea. Si bien debe recordar que nada es infalible, hay muchos pasos que puede tomar para asegurarse de que sus datos permanezcan a salvo de las amenazas diarias de los ataques cibernéticos en su ajetreada vida laboral.

Tenga un plan para manejar los comentarios de los clientes

Es posible que muchas empresas no tengan un equipo completamente remoto, sino que tengan algunos departamentos internos y otros remotos. Un campo popular para los equipos remotos es el área de atención al cliente.

En ChamberofCommerce.com, utilizamos una combinación de equipos de atención al cliente internos y remotos para ayudar a responder las consultas de los clientes en diferentes zonas horarias y múltiples canales de comunicación.

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La tecnología moderna puede enrutar fácilmente llamadas, correos electrónicos y mensajes de redes sociales a la persona adecuada de atención al cliente dondequiera que se encuentre, eliminando la necesidad de tener a su personal de soporte ubicado en una ubicación centralizada del centro de llamadas. Por supuesto, deberá realizar un seguimiento y alentar su desempeño a través de métricas como el puntaje CSAT y la cantidad de tickets cerrados por turno, etc.

Herramientas a utilizar: AvoxiZendeskTwilio

Monitorear el progreso

Lo único de tener un equipo remoto es que nunca los ves realmente trabajando. Entonces, ¿cómo sabes que son?

Es importante que todos los trabajadores remotos de su equipo hayan definido claramente las expectativas, los resultados y los plazos. Con el software de gestión de productos del equipo, puede ver el estado de cada tarea que se le ha asignado a su equipo remoto. Muchas de las herramientas de gestión de proyectos proporcionan diagramas de Gantt desglosados ​​por proyecto o miembros del equipo para que los gerentes puedan ver fácilmente qué tareas están en progreso junto con el tiempo esperado de finalización. Esto brinda claridad sobre las asignaciones que pueden estar vencidas o si un proyecto está adelantado debido a los esfuerzos de un miembro específico del equipo.

Trabaje con su equipo remoto para establecer tareas, horarios y deberes para asegurarse de que todos estén haciendo lo que se supone que deben hacer.

Herramientas a utilizar: JIRAAsanaAirtableBasecamp

Ir a distancia

Con todas las piezas en su lugar, su equipo remoto finalmente está ensamblado. Manténgase al día con todas las estrategias anteriores y su equipo remoto funcionará sin problemas. Recuerda que la comunicación es de suma importancia cuando se trabaja con un equipo remoto.